ICC PHÁT HÀNH BẢN TÓM TẮT TƯ VẤN KỸ THUẬT VỀ GIẢM TỶ LỆ SAI SÓT CHỨNG TỪ XUẤT TRÌNH THEO THƯ TÍN DỤNG

Nguyễn Hữu Đức

Ngày 27/6/2022 Ủy ban Ngân hàng Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) phát hành Bản tóm tắt tư vấn kỹ thuật số 3 về việc giảm tỷ lệ sai sót chứng từ xuất trình theo thư tín dụng (LC).

Thực trạng sai sót chứng từ

Theo khảo sát của ICC, ước tính trên toàn cầu tỷ lệ chứng từ bị từ chối ngay lần xuất trình đầu tiên chiếm từ 65% đến 80%. Sai sót chứng từ không những khiến người thụ hưởng (nhà xuất khẩu) vừa bị chậm nhận thanh toán vừa phải mất thêm phí ngân hàng mà còn khiến người yêu cầu phát hành LC (nhà nhập khẩu) không nhận được chứng từ kịp thời để nhận hàng do ngân hàng phải liên hệ với các bên liên quan để xử lý chứng từ sai sót.

Có thể phân ra các loại từ chối sau đây:

(a) Từ chối liên quan đến hình thức và nội dung của chứng từ do người thụ hưởng phát hành cũng như việc tuân thủ các yêu cầu về thời gian trong LC như ngày giao hàng chậm nhất, ngày xuất trình chứng từ chậm nhất và thời hạn hiệu lực LC;

(b) Từ chối liên quan đến hình thức và nội dung của chứng từ do một tổ chức thứ ba không phải là người hưởng phát hành;

(c) Từ chối không hợp lệ do như nhân viên kiểm tra chứng từ thiếu hiểu biết về UCP và/hoặc ISBP và do các điều kiện và điều khoản LC mơ hồ hoặc không rõ ràng.

Theo khảo sát của ICC năm 2017, tỷ lệ chứng từ bị từ chối ngay lần xuất trình đầu tiên có giảm. Tin này có vẻ tích cực nhưng thực tế chỉ có 26,7% người được khảo sát cho rằng giảm, 12,3% cho rằng tăng, trong khi có tới 58,9% cho rằng tỷ lệ từ chối chứng từ sai sót vẫn không thay đổi.

Những sai sót chứng từ phổ biến, bao gồm (nhưng không giới hạn): dữ liệu các chứng từ mâu thuẫn; xuất trình thiếu chứng từ; các sửa đổi không được xác thực; không ký hậu hoặc ký hậu không đúng; mô tả hàng hóa không phù hợp với LC; cảng  hoặc nơi bốc hàng, nhận hàng, nhận hàng để chở, cảng hoặc nơi dỡ hàng, cảng đến hoặc giao hàng không đúng; chứng từ bảo hiểm đề ngày sau ngày giao hàng; thiếu ghi chú bốc hàng lên tàu hoặc ghi chú bốc hàng lên tàu không đúng; năng lực người ký chứng từ vận tải không được thể hiện rõ ràng…

Phân tích nguyên nhân

Trong nghiệp vụ LC, việc thông báo sai sót chứng từ có lẽ là vấn đề gây tranh cãi nhất mà ngân hàng phải đối mặt với người xuất trình.

Điều 14 (a) UCP 600 quy định rằng ngân hàng được chỉ định hành động theo sự chỉ định, ngân hàng xác nhận, nếu có, và ngân hàng phát hành phải kiểm tra chứng từ xuất trình để xác định, chỉ trên cơ sở chứng từ mà thôi, chứng từ thể hiện trên bề mặt có phù hợp hay không.

Xuất trình phù hợp được định nghĩa tại Điều 2 UCP 600 là xuất trình phù hợp với các điều khoản và điều kiện LC, các quy định hiện hành của UCP và thông lệ ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế. Cần lưu ý rằng UCP không sử dụng thuật ngữ “phù hợp nghiêm ngặt” (strict compliance) mặc dù có sự hiểu lầm phổ biến rằng chứng từ xuất trình phải phù hợp nghiêm ngặt với các điều kiện và điều khoản LC.

Việc xác định chứng từ xuất trình có phù hợp hay không chủ yếu là do cá nhân người kiểm tra và dựa trên kiến thức, kinh nghiệm và sự xét đoán của cá nhân đó.

Tiêu chuẩn kiểm tra chứng từ tốt là khi xác định chứng từ xuất trình có sai sót hay không phải cân nhắc trên quan điểm trung lập. Vì trong trường hợp xấu nhất, cơ quan có thẩm quyền độc lập, chẳng hạn như tòa án, sẽ đưa ra phán quyết nếu tranh chấp không được các bên tự giải quyết ổn thỏa với nhau.

Tại cuộc họp của Ủy ban Ngân hàng ICC tổ chức ở Jakarta vào tháng 4/2017, Các Ủy ban Quốc gia ICC nhất trí rằng nhiều ngân hàng và doanh nghiệp thiếu hiểu biết về việc áp dụng và thực hành UCP 600.

Phản hồi từ các Ủy ban Quốc gia ICC cho thấy vấn để phát sinh phần lớn là do:

• Soạn thảo LC kém
• Mẫu đơn yêu cầu phát hành LC lỗi thời
• Thiếu hiểu biết về quy trình LC và các nguyên tắc của UCP 600
• Thiếu sự quan tâm đến chi tiết và quản lý quá trình sản xuất, giao hàng và lập chứng từ
• Đưa nhiều dữ liệu thừa và không cần thiết vào chứng từ
• Hạn chế tiếp cận ISBP 745 và/hoặc các ý kiến của ICC

ICC cho rằng vấn đề chính không nằm ở UCP 600 mà là cách các quy tắc của UCP được sử dụng như thế nào.

Về phí sai sót chứng từ

Sẽ là không đầy đủ nếu đề cập đến sai sót chứng từ mà không đề cập đến phí sai sót chứng từ các ngân hàng thu.

Có nhiều ý kiến cho rằng một số ngân hàng xem phí sai sót chứng từ là một nguồn thu thiết yếu. Phí sai sót ban đầu được đưa ra là nhằm trang trải chi phí cho công việc ngân hàng phải làm thêm khi chứng từ xuất trình có sai sót. Theo ICC, việc thu phí sai sót chúng từ là hợp lý nhưng hiện nay đang bị một số ngân hàng lạm dụng.

Nhiều người thực hành LC muốn bỏ các khoản phí sai sót hoặc không tính phí nếu như các sai sót sau đó được chấp nhận. ICC cho rằng đây là vấn đề thực tiễn đối với từng ngân hàng riêng lẻ, ICC cũng như UCP 600 không thể quy định về vấn đề này.

Hướng dẫn thêm về phí sai sót chứng từ, tại các Ý kiến R741 (TA700rev) và R820 (TA795rev), ICC cho rằng khi ngân hàng khấu trừ phí sai sót mà không thông báo từ chối theo Điều 16 (c) UCP 600, tức là ngân hàng đó đã thực hiện quyền được quy định tại Điều 16 (b) UCP 600 để liên hệ với người yêu cầu phát hành LC đề nghị bỏ qua các sai sót và khi nhận được sự đồng ý bỏ qua sai sót của người yêu cầu phát hành LC và chấp nhận sự đồng ý đó,  ngân hàng phải cung cấp cho người xuất trình chi tiết các sai sót  của các chứng từ xuất trình,  hoặc trong thông báo thanh toán hoặc trong một thông báo riêng. Trường hợp không thực hiện như vậy, ngân hàng vẫn có quyền cung cấp thông tin sau đó.

Một số biện pháp khuyến nghị nhằm làm giảm sai sót chứng từ

Để giải quyết vấn đề bất cập về phí sai sót chứng từ, ICC cho rằng các ngân hàng nên tập huấn và hướng dẫn nhân viên kiểm tra chứng từ và tìm cách giảm tỷ lệ sai sót chứng từ.

Theo ICC, mỗi ngân hàng có nhiệm vụ đào tạo nhân viên của mình. Ngoài ra, để tránh phát sinh thêm chi phí không cần thiết, mỗi ngân hàng cần tổ chức những khóa tập huấn đào tạo cho khách hàng của mình. Trong trường hợp người thụ hưởng xuất trình chứng từ mắc sai sót, ngân hàng cần giải thích cho khách hàng nguyên nhân gây ra sai sót và cần làm gì để tránh lặp lại sai sót đó.

Theo ICC, một số biện pháp đơn giản sau đây có thể giúp làm giảm tỷ lệ sai sót:

* Cải thiện việc soạn thảo LC. Ngân hàng cần tham khảo các lưu ý hướng dẫn của ICC về các định dạng LC để cải thiện việc soạn thảo LC. LC cần được phát hành theo định dạng đơn giản với các điều khoản và điều kiện rõ ràng, tránh đưa vào LC những điều kiện phi chứng từ hoặc những yêu cầu không cần thiết.

* Ngân hàng xác nhận cần xem xét kỹ lưỡng LC để nhận biết các điều khoản và điều kiện có khả năng xảy ra rủi ro và tranh chấp để yêu cầu sửa đổi trước khi xác nhận LC. Mặc dù UCP 600 không yêu cầu nhưng nhiều ngân hàng thông báo cũng thực hiện xem xét LC tương tự như ngân hàng xác nhận.

* Người yêu cầu phát hành LC và người thụ hưởng nên xem xét cẩn thận các chứng từ được yêu cầu xuất trình, người phát hành chứng từ, nội dung dữ liệu chứng từ và thời hạn xuất trình.

*  Người thụ hưởng cần:

– Tính toán xem thử có đủ thời gian để sản xuất hay mua hàng hóa, đóng gói và thực hiện giao hàng trước ngày giao hàng chậm nhất, và có thể xuất trình chứng từ đến ngân hàng được chỉ định, ngân hàng xác nhận hay ngân hàng phát hành trong thời hạn xuất trình chậm nhất và thời hạn hiệu lực LC hay không, cho phép thêm thời gian trường hợp chứng từ sai sót cần sửa đổi hoặc thay thế.

– Cân nhắc hậu quả không mong muốn của việc đưa thêm vào chứng từ thông tin thừa và tránh thông tin thừa có thể gây nghi ngờ về sự phù hợp của chứng từ.

– Đảm bảo rằng mọi sửa đổi cần thiết đều được yêu cầu kịp thời.

* Trong phạm vi tối đa có thể, tránh những LC loại trừ những điều khoản /các tiểu điều cụ thể của UCP bởi việc loại trừ hoặc sửa đổi một điều khoản hay tiểu điều nào đó mà không để ý đến các điều khoản và tiểu điều khác của UCP có thể dẫn đến hiểu lầm và diễn giải khác nhau.

* Bên cạnh UCP 600, người thụ hưởng cần có thêm ISBP 745. Việc hiểu biết các thông lệ kiểm tra chứng từ của ngân hàng có thể giúp người thụ hưởng lập chứng từ theo tiêu chuẩn đó.

——

Tài liệu tham khảo:

ICC Banking Commission, Technical Advisory Briefing No. 3 (2022), Subject: Reducing Discrepancy Rates under Documentary Credits