DISCREPANCIES: CAUSES AND SOLUTIONS

Bàn về tình trạng sai sót chứng từ, nguyên nhân và giải pháp

Nguyễn Hữu Đức

Nhiều nhà xuất khẩu Việt Nam than phiền rằng thanh toán theo phương thức L/C vừa nhiêu khê vừa tốn kém. Nhiêu khê là vì chứng từ xuất trình theo L/C phải phù hợp nghiêm ngặt với các điều kiện và điều khoản của L/C – một công việc đòi hỏi nhiều công sức nhưng không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Còn tốn kém thì vô chừng, ngoài phí thông báo L/C hoặc tu chỉnh L/C, nhà xuất khẩu còn bị khấu trừ phí sai sót, các khoản phí liên quan đến việc xử lý chứng từ sai sót, phần lãi vay/chiết khấu mà nhà xuất khẩu phải trả cho ngân hàng trong thời gian chờ thanh toán… Đó là chưa kể đến hệ quả của những sai sót chứng từ có thể là cái cớ để nhà nhập khẩu thương lượng giảm giá hoặc từ chối thanh toán hẳn khi giá hàng hoá giảm mạnh.

Một nhà xuất khẩu đồ gỗ ngoài trời ở Miền Trung mỗi tháng xuất trình cho ngân hàng chiết khấu hàng chục bộ chứng từ nhưng có đến hơn 70% bộ chứng từ mắc những sai sót không thể khắc phục được đã phải kêu trời vì những khoản thiệt hại mà công ty của ông phải gánh chịu mỗi năm. Nhà xuất khẩu này cho biết công ty của ông sợ nhất là lỗi giao hàng trễ (late shipment) bởi nhà nhập khẩu thường vin vào sai sót này để thương lượng giảm giá với những lý do oái ăm như đồ gỗ ngoài trời sử dụng trong mùa hè không dễ bán được giá khi sắp sang mùa thu… Gặp những trường hợp này, thông thường công ty của ông buộc phải chấp nhận chịu phạt giảm giá từ 20 – 30% để được nhà nhập khẩu chấp nhận trả tiền.

Tương tự, một công ty xuất khẩu giày thể thao nọ mỗi tháng xuất trình hơn chục bộ chứng từ nhưng không có bộ chứng từ nào là hoàn hảo cả, không mắc sai sót này thì cũng bị sai sót kia. Tuy không bị từ chối thanh toán hẳn nhưng những bộ chứng từ sai sót thường được nhà nhập khẩu nước ngoài lợi dụng triệt để để trì hoãn thanh toán. Có khi phải mất hơn một tháng kể từ ngày xuất trình chứng từ công ty này mới nhận được tiền hàng. Sự chậm trể thanh toán này khiến công ty luôn bị động về nguồn vốn vì dòng ngân lưu không chu chuyển đúng theo kế hoạch. Ngoài ra, công ty còn phải gánh chịu một khoản phí tương đối lớn, đó là chi phí lãi vay/chiết khấu phát sinh từ việc chứng từ bị chậm thanh toán.

Chứng từ xuất trình theo L/C bị sai sót không chỉ là vấn đề làm đau đầu các nhà xuất khẩu Việt Nam. Những nhà xuất khẩu ở những quốc gia, ở những khu vực nơi mà phương thức thanh toán bằng L/C vẫn chiếm ưu thế cũng đau đầu không kém. Theo kết quả khảo sát của SITPRO (Anh), tỷ lệ chứng từ xuất trình theo L/C bị sai sót ở vào khoảng 50-60% và hệ quả của vấn đề này làm cho nước Anh bị thiệt hại mỗi năm một khoản tiền khổng lồ lên đến 113 triệu bảng Anh. Cũng theo khảo sát của SITPRO, trong khi các châu lục và khu vực khác tỷ lệ thanh toán theo phương thức L/C ở mức thấp như EU 9% tổng kim ngạch thanh toán, Bắc Mỹ 11%, phần còn lại của Châu Âu 22%, Châu Mỹ La tinh 27%, Úc và New Zealand 17% thì tỷ lệ này tại các châu lục còn lại vẫn rất cao như Châu Phi 52%, Châu Á 46%.

Ở Việt Nam chưa có một cuộc khảo sát nào được thực hiện nhưng theo các chuyên gia thanh toán quốc tế của các ngân hàng thì tỷ lệ thanh toán theo phương thức L/C ở Việt Nam còn cao hơn mức bình quân của Châu Á rất nhiều, khoảng từ 60 – 70%; tỷ lệ chứng từ sai sót cũng ở mức tương tự. Còn mức độ tổn thất do nguyên nhân này thì chưa thể đưa ra con số chính xác được nhưng chắc chắn là không nhỏ.

Nguyên nhân

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc lập chứng từ mắc nhiều sai sót nhưng chủ yếu tập trung vào một số nguyên nhân chính sau đây:

(1) Mù UCP: Theo ước đoán của chúng tôi, có hơn 70% cán bộ nhân viên phòng kinh doanh của các công ty xuất nhập khẩu Việt Nam chưa từng đọc và hiểu UCP một cách đầy đủ, thậm chí họ còn không có UCP trong tay. Lý do rất đơn giản là vì họ tin rằng UCP là để dành riêng cho các nhà ngân hàng căn cứ để kiểm tra chứng từ; còn họ chỉ được yêu cầu lập chứng từ phù hợp với quy định của L/C chứ không phải phù hợp với UCP. Có người ví người tham gia xử lý các vấn đề liên quan đến L/C xuất khẩu (dù ở bất cứ cương vị và ở giai đoạn xử lý nào) mà không có kiến thức về UCP thì chẳng khác gì một người mù không có gậy đang dò dẫm đi trên đường đông đúc xe cộ; rủi ro/tai nạn có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Chính vì nhiều nhà xuất khẩu không nhận thức được điều này nên họ ít quan tâm đến việc đào tạo cho đội ngũ cán bộ, nhân viên của họ những kỹ năng lập, kiểm tra chứng từ, kỹ năng xử lý các vấn đề liên quan đến L/C…
“UCP là cái quái gì ? Tôi chỉ cần biết khi nào tôi nhận được tiền thôi”. Hẳn những người làm công tác thanh toán quốc tế tại các ngân hàng cũng từng được nghe những câu đại loại như thế khi cố gắng giải thích cho khách hàng vì sao chứng từ của họ bị từ chối thanh toán.

Có một câu chuyện khá hài hước về vấn đề mù UCP như sau: Một vị giám đốc của một công ty xuất khẩu thuỷ sản khá lớn nọ khi nhận được điện từ chối thanh toán của ngân hàng nước ngoài do chứng từ xuất trình theo L/C bị sai sót đã đùng đùng đến ngân hàng của mình “bắt đền”. Lý do mà ông đòi ngân hàng phải bồi thường là công ty của ông xuất trình chứng từ thanh toán qua ngân hàng và đã trả tiền cho ngân hàng để bộ chứng từ phù hợp. Thực ra, vị giám đốc này đã nhầm. Ngân hàng không thu tiền kiểm tra chứng từ mà chỉ thu phí thanh toán bộ chứng từ khi nhận được tiền thanh toán của ngân hàng nước ngoài và thu điện phí hoặc bưu phí gửi chứng từ. Ngân hàng thực hiện kiểm tra chứng từ với mục đích để quyết định có chấp nhận chiết khấu chứng từ hay không trên cơ sở mức độ phù hợp của chứng từ với L/C (nếu L/C cho phép chiết khấu) và giúp khách hàng phát hiện những sai sót chứng từ để sửa đổi (nếu có thể) trước khi gửi chứng từ đến ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng được chỉ định để đòi tiền. Trên thực tế có những sai sót được ngân hàng phát hiện nhưng không thể khắc phục được, chẳng hạn như giao hàng trễ (late shipment), giao hàng thiếu (under shipped), xuất trình chứng từ trễ (late presentation)…

(2) Không có quy trình nội bộ đầy đủ: Hầu hết các công ty xuất khẩu không có quy trình nội bộ đầy đủ quy định chức năng, nhiệm vụ, sự phối hợp giữa các bộ phận/phòng ban trong v
iệc thực hiện L/C xuất khẩu. Các bộ phận/phòng ban "tác chiến độc lập" theo kiểu "việc ai nấy lo, phần ai nấy biết, mạnh ai nấy làm” thường dẫn đến sự việc các điều kiện L/C không được tuân thủ một cách nghiêm ngặt, chẳng hạn như phòng kế toán chịu trách nhiệm thuê tàu và mua bảo hiểm thường chỉ quan tâm đến cước phí vận tải hay phí bảo hiểm là bao nhiêu chứ ít khi quan tâm đến hình thức chứng từ phát hành bởi nhà chuyên chở hay công ty bảo hiểm có phù hợp với yêu cầu của L/C hay không.

Có thể lấy trường hợp thường xuyên mắc phải lỗi giao hàng trễ, giao hàng thiếu của nhà xuất khẩu đồ gỗ ngoài trời nêu trên để làm ví dụ điển hình cho tình trạng công ty không có quy trình nội bộ đầy đủ để xử lý các vấn đề liên quan đến L/C xuất khẩu. Bộ phận kinh doanh của công ty này chịu trách nhiệm ký hợp đồng mua bán, đàm phán điều kiện L/C nhưng đã không phối hợp với bộ phận liên quan để biết khả năng công ty có thể giao hàng đúng, đủ số lượng và đúng thời gian theo yêu cầu của L/C hay không. Do vậy, kế hoạch giao hàng của công ty luôn bị động và không đáp ứng được yêu cầu của L/C.

Tương tự, mãi đến phút 89 sau khi hàng đã được giao lên tàu, bộ phận lập chứng từ mới nhận được L/C để làm căn cứ lập chứng từ. Vào thời điểm “nước tới trôn mới nhảy” như thế này, nhà xuất khẩu không còn đủ thời gian để yêu cầu người mua tu chỉnh điều kiện L/C nếu như những điều kiện đó là bất hợp lý và nhà xuất khẩu không thể tuân thủ được.

(3) Quá tin vào L/C, quá tin vào người mua: Nhiều nhà xuất khẩu chủ quan tin rằng có được L/C là có được sự bảo đảm chắc chắn sẽ nhận được thanh toán mà không biết rằng L/C là công cụ thanh toán có điều kiện – các chứng từ yêu cầu phải phù hợp với L/C. Thông thường khi nhận được L/C, nhà xuất khẩu chỉ kiểm tra để biết tên khách hàng mở L/C, số tiền có đúng không … còn hầu như họ không mấy quan tâm đến các điều kiện khác mặc dù ngân hàng thông báo L/C luôn nhắc nhở rằng hãy kiểm tra L/C và yêu cầu tu chỉnh nếu có những điều kiện không thể đáp ứng được.

Lòng tin của nhà xuất khẩu đôi khi cũng bị đặt nhầm chỗ khi họ quá tin rằng người mở L/C sẽ không lợi dụng những sai sót chứng từ để từ chối trả tiền. Chính lòng tin sai lầm này đã dẫn đến việc họ không mấy quan tâm đến việc cần phải lập chứng từ phù hợp một cách nghiêm ngặt.

Giải pháp

Tình trạng chứng từ xuất trình lần đầu luôn bị từ chối vì sai sót xảy ra quá thường xuyên đến nỗi nhiều nhà xuất khẩu khẳng định rằng sai sót chứng từ là một phần tất yếu của giao dịch L/C và ngược lại giao dịch L/C luôn ẩn chứa rủi ro sai sót chứng từ. Thật ra, quan điểm và cách nghĩ của những nhà xuất khẩu trên là không hoàn toàn đúng vì thực tế vẫn có một tỷ lệ lớn chứng từ xuất trình phù hợp với điều kiện L/C được thanh toán/chấp nhận ngay lần đầu xuất trình và vẫn có những nhà xuất khẩu luôn xuất trình chứng từ phù hợp với điều kiện L/C. Điều này cho thấy rằng nếu nhà xuất khẩu có một quy trình nội bộ tốt để thực hiện L/C xuất khẩu và có đội ngũ cán bộ nhân viên mẫn cán, am hiểu UCP và có kinh nghiệm để xử lý các vấn đề liên quan đến L/C thì việc lập chứng từ phù hợp với điều kiện L/C sẽ không còn là vấn đề quá nan giải.
Nhằm mục đích giúp nhà xuất khẩu có thể lập chứng từ phù hợp với L/C, tránh được những sai sót, Revi Mehta – chuyên gia thương mại đã được chứng nhận và là nhà tư vấn tài trợ xuất khẩu độc lập – giới thiệu quy trình xử lý L/C xuất khẩu gồm 8 bước dưới đây:

Bước 1: Tổ chức và cùng phối hợp thực hiện hoạt động xuất khẩu:
Nếu trong hoạt động xuất khẩu, nhà xuất khẩu có phân công lao động hoặc có nhiều bộ phận/phòng ban chức năng cùng tham gia xử lý các vấn đề liên quan đến L/C thì các thông tin về yêu cầu của L/C và các danh mục kiểm tra (checklist) cần phải được thông tin kịp thời đến các bộ phận/phòng ban chức năng liên quan và cần có sự cùng phối hợp và hợp tác hiệu quả giữa các phòng ban vì mục đích lập chứng từ. Những sai sót thường xảy ra khi hoạt động kinh doanh xuất khẩu của nhà xuất khẩu không được tổ chức tốt, đội ngũ cán bộ nhân viên không được đào tạo, không được rèn luyện các kỹ năng và không có sự phối hợp giữa các bộ phận/phòng ban.

Bước 2: Đàm phán các điều kiện L/C:
Đàm phán các điều kiện L/C là viên đá tảng giúp tuân thủ các điều kiện L/C. Nhà xuất khẩu nên xem việc đàm phán các điều kiện L/C là một phần trong quá trình đàm phán hợp đồng mua bán. Trong quá trình đàm phán, nhà xuất khẩu cần đưa ra hoặc chấp nhận các điều kiện mà mình có khả năng tuân thủ và ghi nhớ các quy tắc UCP. Nhà xuất khẩu nên chuẩn bị sẵn checklist những điều cần đàm phán.

Bước 3: Kiểm tra L/C:
Nhà xuất khẩu cần phải nhớ rằng việc kiểm tra L/C đúng dẫn đến việc lập chứng từ đúng và sự tuân thủ đúng. Hãy yêu cầu tu chỉnh L/C ngay để bảo đảm rằng L/C được phát hành đúng. Một L/C được phát hành đúng cũng sẽ dẫn đến việc lập chứng từ đúng. Kiểm tra L/C là bước chẩn đoán, còn tu chỉnh L/C là bước chữa trị. Hãy sử dụng checklist để thực hiện chẩn đoán.

Bước 4: Lập kế hoạch tuân thủ:
Nhà xuất khẩu phải có kế hoạch thực hiện giao hàng, lập chứng từ, xuất trình chứng từ và tổ chức thực hiện. Lập kế hoạch đúng là một yêu cầu bắt buộc nhằm đạt được sự tuân thủ. Trưởng phòng phụ trách xuất khẩu phải có các kỹ năng lập kế hoạch tuân thủ. Hãy sử dụng checklist để lập kế hoạch tuân thủ.

Bước 5: Lập và chuẩn bị các chứng từ:
Nhà xuất khẩu phải bảo đảm có công nghệ, có đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực và có đủ vốn để thực hiện sự tuân thủ. Nhà xuất khẩu phải có và áp dụng những hiểu biết về UCP và ISBP trong việc lập chứng từ. Khi lập chứng từ nên sử dụng các checklist và cung cấp checklist cho các đơn vị bên ngoài như công ty bảo hiểm, nhà chuyên chở để họ có thể phát hành các chứng từ phù hợp.

Bước 6: Tự kiểm tra chứng từ trước khi xuất trình:
Ngăn ngừa sai sót trước khi xuất trình luôn tốt hơn là sửa chữa sau khi xuất trình. Phòng bệnh hơn chữa bệnh, do vậy, hãy sửa đổi cả những lỗi chính tả trước khi xuất trình mặc dù ISBP (Tập quán Ngân hàng Tiêu chuẩn Quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ thanh toán bằng L/C) cho rằng lỗ
i chính tả không phải là sai sót. Hãy sử dụng các checklist để thực hiện kiểm tra chứng từ trước khi xuất trình.

Bước 7: Xuất trình chứng từ kịp thời:
Sự tuân thủ đúng bao gồm không chỉ là việc lập chứng từ đúng mà còn cả việc xuất trình chứng từ kịp thời, đúng nơi quy định và trong giờ làm việc của ngân hàng. Nhà xuất khẩu phải dành thời gian đủ để có thể sửa đổi chứng từ và xuất trình lại.

Bước 8: Kiểm soát và giám sát thường xuyên:
Nhà xuất khẩu phải giám sát tiến độ thực hiện và kiểm soát những yếu tố có thể gây trì hoãn việc lập và xuất trình chứng từ kịp thời. Nhà xuất khẩu phải liên hệ với người mua và ngân hàng của người mua về việc gia hạn những thời hạn cuối cùng và luôn ghi nhớ những thời hạn cuối cùng đó để có kế hoạch và thực hiện phù hợp.

Theo Ravi Mehta, nếu tuân thủ theo các bước nêu trên, nhà xuất khẩu có thể tránh được các sai sót chứng từ. Ravi Mehta cũng khuyên các nhà xuất khẩu nên ghi nhớ quy tắc 3 P trong công tác quản lý L/C xuất khẩu, đó là: Planning (Lập kế hoạch), Preparation (Chuẩn bị chứng từ) và Presentation (Xuất trình chứng từ). Và cũng cần phải ghi nhớ quy tắc 3 C để lập chứng từ phù hợp: Complete (đầy đủ), Correct (đúng) và Consistent (phù hợp).

Kết luận

Ở giác độ bảo đảm thanh toán, sau phương thức ứng trước tiền hàng – advance payment (rất ít khi được người mua chấp nhận), cho đến thời điểm này L/C vẫn là sự lựa chọn ưu tiên cho dù không ít nhà xuất khẩu cho rằng L/C luôn tiềm ẩn rủi ro sai sót chứng từ và hệ quả của vấn đề này thì lắm nhiêu khê và nhiều tốn kém. Thực ra, những sai sót chứng từ hoàn toàn có thể tránh được nếu như những nhà xuất khẩu này có một quy trình nội bộ hiệu quả nhằm thực hiện và xử lý các vấn đề liên quan đến L/C và đặc biệt là có được những cán bộ nhân viên am hiểu UCP, ISBP và hết sức tận tâm.

Trong bài viết này, chúng tôi giới thiệu quy trình xử lý các vấn đề L/C của Ravi Mehta như một sự gợi ý để các nhà xuất khẩu Việt Nam để có thể tự xây dựng một quy trình nội bộ phù hợp với mô hình quản lý và quy mô hoạt động của công ty./.

Nguyễn Hữu Đức
PS: Bài viết đã được đăng trên Tạp chí Ngân hàng