Responses to Mr. Chuong (VCB Phu Tai)'s query on original documents and copies
Bạn Chương thân mến,
Bạn hỏi tôi 2 câu hỏi liên quan đến việc xác định chứng từ gốc như sau:
Q1. Chứng từ in bằng giấy carbon, liên thứ nhất có chữ ký sống và các liên tiếp theo có chữ ký carbon, nhưng tất cả các liên đều đóng dấu “ORIGINAL” thì có đuợc xem là chứng từ gốc hay không ?
Q2. Các chứng từ photocopy được đóng dấu COPY/ORIGINAL thì có được xem là chứng từ COPY/ORIGINAL ?
Thực ra, tôi không phải là người có nhiều năm trực tiếp làm công tác nghiệp vụ thanh toán quốc tế nhiều như bạn, do vậy, phần trả lời duới đây là dựa theo những gì tôi hiểu từ những quy định liên quan của Uỷ ban ICC.
A1. Tôi cho rằng tất cả các chứng trên đều được xem là chứng từ gốc vì chúng được đóng dấu “ORIGINAL”. Vì Điều 17 UCP 600 không giải thích rõ nên tôi mượn ICC Policy Decision ngày12/7/1999 (vẫn có giá trị tham khảo) để giải thích điều này. Trừ chỉ định khác, một chứng từ được xem là bản gốc nếu nó:
(A) được viết, đánh máy, đục lỗ, hoặc đóng dấu bằng tay của người phát hành chứng từ; hoặc
(B) được lập trên giấy văn phòng gốc của người phát hành chứng từ; hoặc
(C) nêu rằng nó là bản gốc, trừ phi lời xác nhận đó không áp dụng đối với chứng từ xuất trình (v/d. do no là một bản photocopy của một chứng từ khác và lời xác nhận tính chất gốc không áp dụng đối với chứng từ khác đó.
Phù hợp với một trong hai hoặc cả hai đoạn (A) và (B) nêu trên, chứng từ mà có đóng dấu “ORIGINAL” được xem là chứng từ gốc. Tôi trích nguyên văn bằng tiếng Anh để bạn tin rằng kết luận này không phải là của tôi mà là được trích từ Quyết định Chính sách của ICC nêu trên: Consistent with either or both of sub-paragraphs (A) and (B) above, a document on which the word “Original” has been stamped is treated as an original document.
A2. Các ngân hàng không xem là bản gốc bất cứ chứng từ nào thể hiện là bản photocopy của một chứng từ khác. Tuy nhiên, nếu một bản photocopy được hoàn thành bằng tay của người phát hành đóng dấu bản photocopy, thì phù hợp với đoạn (A) nêu trên, chứng từ kết quả được xem là chứng từ gốc trừ phi nó thể hiện khác.
Theo giải thích nêu trên, tôi cho rằng một chứng từ photocopy có đóng dấu copy thì được xem là bản copy. Vấn đề cần làm rõ ở đây là một chứng từ photocopy được đóng dấu original thì có được xem là chứng từ gốc hay không. Nếu căn cứ theo đoạn (A) và (B) nêu trên thì chứng từ này có thể được xem là chứng từ gốc nhưng tôi ngờ rằng một bản photocopy vận đơn đường biển (chứng từ sở hữu hàng hoá) sẽ không dễ dàng được các ngân hàng xem là bản gốc mặc dù được đóng dấu “original”. Tôi sẽ xác nhận cho bạn khi trao đổi với các chuyên gia nước ngoài về vấn đề này.
Cám ơn bạn đã có câu hỏi rất hay.
Chúc bạn một ngày làm việc vui vẻ.
Mr. Old Man
————————————-
Dear Chuong,
Below is a string of discussions on Letter of Credit Forum between me and Frammi, an LC specialist. Hoping it is helpful.
Best regards,
Mr. Old Man
————-
Photocopies treated as original
Wed, 10/24/2007 – 14:21 — nhduc.dng
Art. 17(b) UCP 600 says "A bank shall treat as an original any document bearing an apparent original signature, mark, stamp, or label of the issuer of the document, unless the document itself indicates that it is not an original."
Regarding "photocopies", ICC Policy Decision (1999) on the determination of an original document says "Banks treat as non-original any document that appears to be a photocopy of another document. If, however, a photocopy appears to have been completed by the document issuer's hand marking the photocopy, then, …., the resulting document is treated as an original document unless it indicates otherwise."
A friend of mine raised the following questions:
(i) Is a photocopy that is marked with the word "COPY" treated as a copy ?
(ii) Is a photocopy that is marked with the word "ORIGINAL" treated as an original document ?
I wish to listen to your discussions.
——————-
Thu, 10/25/2007 – 02:54 — Frammi
copy or original this is here the question!
(i) Is a photocopy that is marked with the word "COPY" treated as a copy ?
UCP 600 doesn't distinguish between copies and photocopies, so IMHO yes, it should be treated as a copy.
(ii) Is a photocopy that is marked with the word "ORIGINAL" treated as an original document ?
As long as it seems to have been duly signed it might be considered to be an original. But if it was a certificate of origin or a B/L for example, I would be more than suspicious that the signature was not original as it is not usual not to issue a new original on the original letterhead.
In your quotation of the ICC publication it is expressly said "appears to be". However, the ICC is never strict in their wording. To me such a B/L or C/O doesn't "appear to be" authenticated as no carrier or chamber of commerce would act like this.
If meant as an instruction, ICC Paris could have also meant: "you have to accept the document if there is a little chance it might have been really signed by …". But this would be bullshit, wouldn't it?
-Each long journey starts with a small step-
Best regards
Frammi
—————-
Fri, 10/26/2007 – 10:52 — nhduc.dng
Thank you
Dear Frammi,
Thanks for your interesting explanation, Frammi. But I'd like to draw yourself to UCP 600 Art. 17 (b) which says "A bank shall treat as an original any document bearing an apparently original signature, mark, stamp, or label of the issuer of the document.
I understand the above provision as follows: A document will be treated as original if it contains one of the followings: (a) original signature of the document issuer; (b) original mark of the document issuer; (c) original stamp of the document issuer; or (d) original label of the document issuer ( ICC Banking Commission used the word "or" instead of "and").
Art. 17 (b) seems to consolidate my view that some documents without the issuer's signature (ex: invoice) can be treated as original if it is made in accordance with the provision of Art. 17 (b). Of course, B/L is an exception as it must be signed as provided by UCP.
Your opinion on the matter.is higly appreciated.
Best regards,
Nguyen Huu Duc
———————-
Mon, 10/29/2007 – 08:09 — Frammi
Hi Huu Duc,
it's always a pleasure to read you comments, as they are very clear in language and thoughts.
I wanted to provoke some comments on this topic, so I left my conclusion a bit open and offered two argumentions.
As you will agree "shall" is not the same as "has to" and "apparently" is not 100 % clear. So, ICC was a bit "fishy" in their wording.
By the way,
within the last ICC-rules they have always explained that they mean "and/or" when writing "or", meaning "a or b" or "a and b".
ISBP 2007 also rules something on signatures on docs issued by the beneficiaries.
I think that some of the discussion is rather hypohetical. There will hardly ever be a photocopy of a bill of lading presented und er a credit, stamped by the Carrier as an original. If presented, it can only be fraudulent.
If it was, I would prefer to check the validity of the docs before taking them up. So better reject, check, then take-up and pay (with eventual extra costs) than pay and sue the applicant for his payment of the docs which was refused as the document turned out to be invalid. If it turns out to be a fraud, the court might protect the applicant.
-Each long journey starts with a small step-
Best regards
Frammi
—————
Mon, 10/29/2007 – 13:54 — nhduc.dng
Sorry, Frammi
Your proposal is interesting really but I regret that I 'm unable to respond now. I'll be back to this matter later.
So sorry for not joining you now.
Best regards,
Nguyen Huu Duc …
